مع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة، ورغبتها في تنظيم مستنداتها بطريقة آلية توفر كثيرا من الجهد والوقت وتضمن الحفاظ عليها ظهرت الحاجة إلى الأرشفة الإلكترونية وهي حلاً متكاملاً لإدارة وأرشفة الوثائق حيث يتيح البرنامج لمستخدميه إدخال وفهرسة وتنظيم واسترجاع مختلف أنواع الوثائق وتحو يلها إلى وثائق إلكترونية مفهرسة على جهاز الحاسوب.

وحدات نظام الأرشفة الإلكترونية:

يتكون النظام من ثلاثة وحدات رئيسية:

  • وحدة إدارة النظام ويحتوي على نظام الأمن والحماية والرقابة على الوثائق والمستخدمين وإدارة الصلاحيات.
  • وحدة العمل وتمثل محطة العمل التي تستخدم لتنفيذ مختلف الأعمال اليومية بإدارة وأرشفة الوثائق.
  • وحدة التقارير التي توفر لمسؤولي النظام معلومات حول مختلف أجزاء النظام ومستخدميه.

مزايا نظام الأرشفة الإلكترونية:

  • متعدد اللغات (عربي/إنجليزي).
  • مرونة إنشاء الشجرة أو الهيكل التنظيمي للمؤسسة بإمكانية إضافة الإدارات والإدارات الفرعية بدون الحوجة للرجوع للشركة.
  • الفهرسة والاسترجاع ويمكن تصميم الفهارس بما يتناسب طبيعة الوثائق وتسهل عملية الفهرسة استخراج الوثائق المطلوبة من بين أعداد هائلة من الوثائق بسهولة ويسر مما يعني توفيرا هائلا في الوقت والجهد.
  • أرشفة جميع أنواع الوثائق بمختلف الأحجام كالوثائق الورقية والملفات الإلكترونية.
  • إمكانية معالجة الصور تكبير وتصغير ودوران وتعديل الميل إزالة الشوائب.
  • إضافة التعليقات المختلفة والأختام دون التعديل في أصل المستند، بإضافة طبقة فوق المستند.
  • خاصية التمييز الضوئي للحروف OCR حيث النظام يتكامل بشكل أساسي مع محركات التمييز الضوئي باللغة الإنجليزية واختيارياً مع المحركات العربية حسب اختيار المؤسسة.
  • إدارة نظام المراسلات الإدارية بنظام متابعة المستندات ومسار العمل.
  • إمكانية التعامل مع البريد الإلكتروني والفاكس، فيمكن للمستخدم أن يستقبل البريد أو الفاكس من داخل نظام الأرشفة.
  • مستويات الحماية بأن تعطي كل وثيقة من الوثائق في النظام مستوى للحماية، إن مستوى الحماية للوثيقة يحدد طريقة تعامل المستخدم مع الوثيقة حسب صلاحياته.
  • إمكانية العمل عبر متصفح الإنترنت ويمكن للمؤسسة السماح لموظفيها تصفح الوثائق والمعلومات الموجودة داخل المؤسسة بطريقة سرية ومحمية.
  • إدارة وسائط التخزين.
  • ربط نظام الأرشفة مع التطبيقات الأخرى والبرامج المختلفة.
  • إمكانية ربط الوثيقة الإلكترونية بموقعها بالأرشيف.
  • السرعة الفائقة في البحث عن المحتويات المطلوبة ومعالجتها بسهولة تامة.
  • مشاهدة المحتوي من قبل عدة أشخاص في نفس الوقت.
  • التوفير المالي على المدي البعيد نظرا لتدني كلفة وحدات التخزين الإلكترونية مقارنة بتكلفة الطرق التقليدية في التخزين.
  • عدم إمكانية ضياع أو فقدان الوثائق والمعلومات بعمل نسخ احتياطية.
  • سهولة استخدام البرنامج وتطبيقاته.
  • توفير كل أنواع التقارير المتعلقة بطبيعة العمل.